一般的な開示資料や会社法計算書類では「旅費交通費」や「販売費及び一般管理費」としてまとめられる「出張費」「旅費交通費」。
しかし、従業員の経費無駄遣いを取り締まったり、予算と実績を管理する上で、これらの勘定科目を区分して計上する会社が多いと思われます。
まだ明確なルールが決まっていない経理部門に所属されている方や、経理に配属されたばかりの経理初心者のために、一般的な区分の考え方を確認していきましょう。
目次
１．まずは人事規程などを確認します
ある程度、バックオフィス機能がしっかりした会社であれば、「人事規程」「内規」などがあると思います。そこで、「出張」の定義を確認しましょう。
会社によって、「勤務地から〇〇km以上で出張扱い」などと定められています。そこで 「出張時の日当」や「宿泊費の上限」が定められていることが多いです。
まずは、「会社として『出張』の定義は何か」を把握しておきましょう。
２．移動費の勘定科目は？
まずは一番シンプルな「移動費」を確認していきましょう。
① 出張時
出張時の交通費は原則「出張費」で計上します。
出張時の往復新幹線・飛行機代はもちろんのこと、
・新幹線発着駅への電車代、タクシー代
・空港への電車代、タクシー代
・出張先での電車代、タクシー代
についても、「出張費」で計上すべきです。
出張がなければ発生しないものは、「出張費」として計上すべきでしょう。
② 出張に該当しない場合
例えば、出張の定義が「直線距離で200km 」と定められていて、東京から山梨への出役であった場合です。
この場合、仮に新幹線や飛行機、特急列車を使用したとしても「交通費」として計上すべきでしょう。
「出張に該当しなくても遠方なら『出張費』の方がいいのでは？」と思うかもしれません。
確かに管理会計上は「出張費」と区分して、長距離移動がどれくらいあるかを集計したい、というニーズも分かります。
しかし、「人事規程」のような明確な基準がないと、
「東京から千葉は？」
「大阪から和歌山は？」
「福岡から宮崎は？」
など、経理担当者個々の感覚に委ねられてしまい、結果管理会計としても使えないデータとなってしまいます。
そのため、「出張の基準を明確にする『人事規程など』に準ずる方法」が実務的には望ましいでしょう。
３．宿泊費の勘定科目は？
宿泊費は、特にルールを知らない経理担当者は困惑しがちです。
しかし、宿泊費も交通費と同様、明確な基準を「人事規程など」に準ずる方法にすることで、非常に分かりやすくなります。
① 出張時
出張費の宿泊費は、もちろん「出張費」として計上しましょう。
② 出張に該当しない場合
「人事規程など」で定める出張に該当しない場合、原則は「交通費」で計上することが多いです。
・深夜残業で終電がなくなり、会社近くのホテルに泊まった場合
・翌朝、千葉支店で会議のため支店近くのホテルに泊まった場合
宿泊費を「交通費」とすることに違和感があるかもしれません。
しかし、「出張時の宿泊費」は「出張費」 に計上しますし、「出張以外の宿泊費」が発生することは少ないと思われますので、通常「宿泊費」という勘定科目は作りません。
そのため、「出張以外の宿泊費」は「交通費」とすることが一般的です。
４．社内研修時の交通費・宿泊費は？
社内研修時の交通費・宿泊費はどうでしょう？
これは会社ごとの管理会計方針によるところが大きいですが、距離にかかわらず「社内研修費」として計上することを推奨します。
社内研修は通常売上に直結しないもので、「出張」とは性質を異にするためです。
「経費削減」などの経営判断において、「営業活動による出張」と「社内研修による出張」は別モノとして考えるべき、という考えに基づきます。
もちろんこれは会計基準や税法・財務諸表規則に定められている訳ではないので、必ずしもこうしなければならないことはありません。
会社の管理会計部門と相談して、明確にルールを定めておくと良いでしょう。
５．社外接待など飲み会後の宿泊費は？
「飲み会後の宿泊費なんて会社負担でいいの？」と思われるかもしれません。
一般的には自己負担かもしれませんが、接待などで得意先とのお付き合いでやむを得なく終電を逃した場合など、会社判断で支給すべき場合があります。
会社負担にするかは、会社の判断になりますが、勘定科目の取扱いには注意が必要です。
接待後の宿泊費は、タクシー代と同様に税法上の「交際費」に該当します。
そのため、「交際費」勘定に区分して、税務申告時に「交際費加算」する必要があります。
ただし、「交通費」に計上しても、補助科目や摘要によって「交際費」であることが区別でき、申告時に「交際費加算」していれば、問題ありません。
６．おわりに
いかがでしたでしょうか？
「交通費」「出張費」については開示書類や決算書に大きく影響するものではないため、各社が管理しやすいようにルールを決められます。
しかしそれだけに明確なルールを作っておかないと、経理担当者によって計上がまちまちになり、経営に不適切な情報を与えかねません。
大切なのは、事前に明確な基準をもってルール決めしておくことです。
経理部署・伝票起票部署すべてが共通認識をもって経理処理をおこないましょう。
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