一般企業に入社する際、住民票や卒業証明書などの書類の提出を求められることがあります。
住所を確認したり、履歴書の内容が正しいかを確認したりするために必要な手続きです。
これらの書類は役所や学校などで発行してもらうのですが、「手数料」が掛かります。
この手数料は、会社によっては入社後に精算することで会社負担にするところもあります。
今回は、入社書類の取得費用として掛かった手数料の会計上の取扱いについて説明していきます。
目次
住民票・卒業証明書など入社書類の勘定科目は？
入社書類提出を大きな目的に分類すると「採用」です。
したがって、「採用費」として計上することが適切だと言えます。
一方で、採用活動があまりなく採用費の勘定がない場合には、「支払手数料」の科目を使いましょう。
住民票・卒業証明書など入社書類の消費税は？
まず住民票は、行政サービスにかかる役務の対価ですので、「非課税取引」になります。
非課税取引
次のような取引は、消費税の性格や社会政策的な配慮などから非課税となっています。
６ 住民票、戸籍抄本等の行政手数料など
（引用：国税庁刊行物等パンフレット「暮らしの税情報」（令和元年度版）>消費税のしくみ）
続いて、卒業証明書です。
学校法人は行政機関ではありませんので、課税取引に思えますがこれも「非課税取引」です。
原則、「学校教育」に関する費用は社会的政策の配慮から「消費税非課税」となっています。授業料も非課税ですよ。
卒業証明書などの取得手数料も？
と思うかもしれませんが、これも国税庁の通達ではっきりと明記されています。
第11節 学校教育関係
（学校教育関係の非課税範囲）
6－11－1 教育関係の非課税範囲は、次に掲げる役務の提供のうち授業料、入学金及び入園料、施設設備費、入学又は入園のための試験に係る検定料及び在学証明、成績証明その他学生、生徒、児童又は幼児の記録に係る証明に係る手数料及びこれに類する手数料を対価とするものであることに留意する。
（在学証明等に係る手数料の範囲）
6－11－3 令第14条の5第5号《教育に係る役務の提供の範囲》に規定する「在学証明、成績証明その他学生、生徒、児童又は幼児の記録に係る証明に係る手数料及びこれに類する手数料」とは、指導要録、健康診断票等に記録されている学生、生徒、児童又は幼児の記録に係る証明書の発行手数料及びこれに類する手数料をいい、例えば、次の発行手数料等が該当する。
在学証明書、卒業証明書、卒業見込証明書、成績証明書、健康診断書、転学部・転学科に係る検定手数料、推薦手数料（平12課消2－10により改正）
（引用：国税庁法令解釈通達第11節 学校教育関係）
経費として計上できるのは「事業に関係する費用のみ」
当然ですが、経費として計上できるのは、事業に関係する費用のみです。
「入社手続き」はもちろん関係ありますので、経費として計上できます。
例えば、役員や部長クラスの人が、私用で住民票を取得してきた場合、経費として計上できません。
会社の負担にすること自体おかしなことですが、中小企業や個人事業主で会社の負担にしたい場合には、「対象者に対する給与」として取り扱います。
当然、給与課税しなければなりませんのでご注意ください。
まとめ：仕訳で確認
＜例＞
入社書類の住民票取得代金300円を社員が精算した。
| 借方 | 貸方 | ||
| 採用費 | 300 | 普通預金 | 300 |
＜例＞
入社書類の卒業証明書取得代金200円を社員が精算した。
| 借方 | 貸方 | ||
| 採用費 | 200 | 普通預金 | 200 |
おわりに
いかがでしたでしょうか。
今回は入社書類の会計処理についてご説明しました。
入社書類は金額も僅少なので、そこまで気を遣う必要はありません。
ただし、公的書類であることが多いと思いますので、消費税の取扱いには十分注意が必要です。
提出書類は会社によって決まっているのと思いますので、経理部門はそれぞれについて会計処理を人事・採用部門に案内しておくことが大切ですね。
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