【勘定科目】印刷・コピー代は事務用品・消耗品費とは分けて管理しましょう

事業活動において、コピー代は必ず発生します。

事務所に複合機が設置されている企業がほとんどですし、営業マンが書類をコンビニなどのコピー機で印刷・コピーすることも多いでしょう。

今回は、印刷・コピー代の勘定科目について解説します。

コスト削減を視野に入れた解説をしていきますので、経理経験者の方もぜひ参考にしてください。

 

印刷・コピー代の勘定科目は?ペーパーレス意識をもってコスト削減!

一般的に複合機にかかる費用は、「事務用品費」「消耗品費」などに計上します。

これでも問題はありません。

 

ただし、昨今ペーパーレス化が推進されている中で、「印刷・コピー代」は最重要コスト削減項目です。

他の事務用品費とは切り離して管理することにより、“ムダ”を可視化することができます。

そこで、「印刷費」などの科目を独立させて設定することをおススメします。

最近の複合機ですと、使用時に社員証等と紐づけることによって「誰がどれくらい使用したか」まで管理することができます。

  • 社内資料用に無駄に印刷していないか
  • PCやタブレットで代用できないか
  • カラーである必要は本当にあるか

などを分析することも非常に重要です。

勘定科目体系は、こういった「管理会計」も意識して設定することが大切なのです。

 

 

コンビニのコピー代は消費税に注意!

コンビニで外回りの社員がコピーをして、経費精算する場合、1枚のレシート当たりの金額は数十円~数百円程度になります。

その際、数十円でも「消費税は課税対象」になりますので注意してください。

 

 

仕訳で確認

<例>
複合機の4月分利用料として440,000円を支払った。

 

借方 貸方
印刷費 400,000 普通預金 440,000
仮払消費税 40,000    

 

 

<例>
コンビニでのコピー代として40円を社員が経費精算した。

 

借方 貸方
印刷費 37 普通預金 40
仮払消費税 3    

 

 

おわりに

いかがでしたでしょうか。
今回は、印刷・コピー代の会計処理についてご説明しました。

会計処理自体はシンプルですが、科目の管理について言及しました。

経理部門は「正しい決算を行う」というのが第一義的な役割ですが、会社の利益を最大化させる損益管理も求められます。

経理業務に慣れてきましたら、「経営コンサル」という目線で経理業務にあたってみると、一気に視野が広がります

 

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