事業活動において、コピー代は必ず発生します。
事務所に複合機が設置されている企業がほとんどですし、営業マンが書類をコンビニなどのコピー機で印刷・コピーすることも多いでしょう。
今回は、印刷・コピー代の勘定科目について解説します。
コスト削減を視野に入れた解説をしていきますので、経理経験者の方もぜひ参考にしてください。
目次
印刷・コピー代の勘定科目は？ペーパーレス意識をもってコスト削減！
一般的に複合機にかかる費用は、「事務用品費」「消耗品費」などに計上します。
これでも問題はありません。
ただし、昨今ペーパーレス化が推進されている中で、「印刷・コピー代」は最重要コスト削減項目です。
他の事務用品費とは切り離して管理することにより、“ムダ”を可視化することができます。
そこで、「印刷費」などの科目を独立させて設定することをおススメします。
最近の複合機ですと、使用時に社員証等と紐づけることによって「誰がどれくらい使用したか」まで管理することができます。
- 社内資料用に無駄に印刷していないか
- PCやタブレットで代用できないか
- カラーである必要は本当にあるか
などを分析することも非常に重要です。
勘定科目体系は、こういった「管理会計」も意識して設定することが大切なのです。
コンビニのコピー代は消費税に注意！
コンビニで外回りの社員がコピーをして、経費精算する場合、１枚のレシート当たりの金額は数十円～数百円程度になります。
その際、数十円でも「消費税は課税対象」になりますので注意してください。
仕訳で確認
＜例＞
複合機の４月分利用料として440,000円を支払った。
| 借方 | 貸方 | ||
| 印刷費 | 400,000 | 普通預金 | 440,000 |
| 仮払消費税 | 40,000 | ||
＜例＞
コンビニでのコピー代として40円を社員が経費精算した。
| 借方 | 貸方 | ||
| 印刷費 | 37 | 普通預金 | 40 |
| 仮払消費税 | 3 | ||
おわりに
いかがでしたでしょうか。
今回は、印刷・コピー代の会計処理についてご説明しました。
会計処理自体はシンプルですが、科目の管理について言及しました。
経理部門は「正しい決算を行う」というのが第一義的な役割ですが、会社の利益を最大化させる損益管理も求められます。
経理業務に慣れてきましたら、「経営コンサル」という目線で経理業務にあたってみると、一気に視野が広がりますよ。
当サイトでは、他にも勘定科目や仕訳などの解説をしています。
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